Meer doen door te kiezen en nee te zeggen

Het optimaliseren van productiviteit gaat hand in hand met het hebben van controle over wat je doet. In een fabriek voeren mensen handelingen uit volgens een structuur, zodat er controle is over wat er wanneer gebeurt. Zonder die structuur is het halen van dezelfde mate van productiviteit onmogelijk. Voor ons als individuele personen geldt hetzelfde. Zonder controle ben je niet de baas over wat je doet en over hoe productief je bent.

Er zijn eigenschappen die je helpen bij het pakken van die controle. De eerste is dat je moeten verandert in willen. Met willen kies je en heb je controle. Met moeten word je, direct of indirect, gestuurd. De tweede eigenschap is nee zeggen en plannen. Allebei de eigenschappen vragen om een andere manier van denken. Dit gaat niet vanzelf, maar als je hier bewust mee aan de slag dan lukt het. Ik geef je handvatten om dit te doen.

Willen in plaats van moeten

Slimmer werken begint dus met dat jij als persoon kiest wat je doet. In zijn boek Geweldloze Communicatie schrijf Marshall B. Rosenberg dat we van onszelf van alles moeten en het woord moeten veronderstelt dat we geen keuze hebben. Soms is dat een makkelijke en veilige keuze, want als het niet jouw keuze is dan ben je ook niet verantwoordelijk.

Rosenberg stelt dat het beter is als we moeten vervangen door willen. We zeggen dat we moeten stofzuigen, maar als we de keuze hebben, willen we dat dan nog steeds? Wat gebeurt er als we een dag later stofzuigen? Waarschijnlijk niets, behalve dat het huis iets minder schoon is. Bij moeten bepaal je niet vrijwillig wat je doet, ook niet als je het van jezelf moet. Bij willen pak jezelf de controle, is het idee.

Het ontbreken van controle is een belangrijke oorzaak van stress. Daarom ervaren mensen met financiële problemen vaak stress. Ze hebben geen controle over een belangrijke factor in hun leven en dat is geld. En wanneer je ernstige financiële problemen hebt, dan verlies je de controle over dat wat aan de basis staat van een fijn leven. Kan ik deze week boodschappen kopen? Heb ik morgen nog verwarming? Word ik volgende week mijn huis uitgezet? Externe factoren sturen je in plaats van dat je zelf stuurt.

De eerste stap naar slimmer werken vraagt om controle krijgen over wat je doet en dat begint met kiezen. Begin in het dagelijkse leven met het vervangen van moeten door willen. Bepaal zelf wat je wel en niet wilt doen. Dit helpt je bij een ander belangrijk element en dat is het zeggen van nee. Daar kijken we hierna naar.

Moeten vervang je niet van de ene op de andere dag met willen, je wilt een patroon doorbreken en op een andere manier denken. Dat kost tijd, maar wanneer dat lukt dan zie je dat terug in de manier waarop je communiceert en denkt. Een paar voorbeelden.

Bij het tweede voorbeeld is het denkpatroon niet langer “Ik moet naar de sportschool”. Het wordt “Ik ga naar de sportschool, want ik wil mijn conditie verbeteren”. Naar de sportschool gaan wordt een keuze. Wanneer je alles ziet als een keuze, dan ga je anders kiezen. Het geeft een gevoel van autonomie en samen met controle is autonomie onmisbaar voor een persoonlijk hogere productiviteit.

Nee zeggen en plannen

Controle is onmogelijk als je ja zegt tegen iedereen die iets vraagt, elk verzoek en elke vergadering. Doe je dat wel dan werk je of meer uren dan je wilt, blijft er werk liggen of je levert in op kwaliteit. Je moet dus leren om nee te zeggen en dat is iets anders dan zeggen dat je iets niet doet. Je zorgt voor duidelijke verwachtingen.

Toen ik in 2010 mijn eerste software implementatie bij een grote organisatie deed, werkte ik meer uren dan nu en leverde ik minder op. Voor een deel komt dat door de ervaring die ik inmiddels heb opgebouwd, maar het komt vooral doordat ik nu zelf mijn agenda bepaal.

In 2010 liet ik mij leiden. De projectmanager bij de klant vroeg om een overleg bij hun op kantoor, een voortgangsrapportage, nieuwe functies en meer. En ik, ik zei ja. Dit leidde tot twee dingen. Het eerste was een klant die enigszins tevreden was en in het verlengde daarvan steeds meer wilde (ze kregen namelijk altijd ja als antwoord). Het tweede was ongemak en stress bij mij en bij mijn collega’s. De enige controle die we een beetje hadden was de kwaliteit van ons werk. Alleen werd die negatief beïnvloed door een gebrek aan tijd, want we zeiden overal ja op.

Bij dit project had ik geen controle. Dat moest anders. Ik moest nee leren zeggen. Dat is de tweede stap die nodig is voor het krijgen van controle.

Het gaat bij nee zeggen om het afbakenen van wat je wel en wat je niet doet. Je stelt kaders en legt uit waarom. Het is dus meer dan een korte afwijzing. Je wilt dat de ander het als constructief ervaart en niet als een botte weigering. Een voorbeeld. Klant X komt bij je en vraagt of je over drie dagen een ontwerp voor een website kunt opleveren. In theorie kan dat, je hebt alleen klant Y al een belofte gedaan voor die dag en daar heb je alle tijd nog voor nodig. Je kunt dan op meerdere manieren reageren:

”Dat regel ik voor je.”

”Nee, dat gaat niet lukken.”

”Nee, dat gaat niet lukken want ik heb al een belofte gedaan aan een andere klant en die kom ik graag na. Het lukt mij wel over vijf dagen.”

Klant X is waarschijnlijk blij met het eerste antwoord. Maar ben jij dat ook? Kun je de afspraak met klant Y nog nakomen?

Antwoord twee is een botte afwijzing op een manier die niet iedereen zal waarderen.

Het derde antwoord is ook een afwijzing, alleen leg je uit waarom. Je hebt een belofte gedaan en je wilt je beloftes nakomen. En klant X wil waarschijnlijk ook graag dat je doet wat je toezegt. Plus, je geeft aan wat wel kan en daarmee pak je de controle.

Wanneer je ja zegt tegen klant X, dan verwacht hij de volgende keer hetzelfde. En controle het draait om verwachtingen. Mensen hebben liever dat je toezeggingen doet die je nakomt dan dat je ja zegt, maar het vervolgens niet waar maakt. Het laatste zorgt voor vervelende gesprekken en kost veel energie. Daarmee verlaagt het je productiviteit dubbelop. Terwijl we juist een hogere productiviteit willen.

In andere situaties werkt het vergelijkbaar. Bijvoorbeeld wanneer je een opdracht niet wilt doen omdat je daar geen zin. “Nee, ik ontwerp geen websites meer. Ik kan je wel de contactgegevens geven van Maria. Zij ontwerpt websites en iedereen die ik naar haar doorstuur, is enthousiast.” Net als in het eerdere voorbeeld leg je uit waarom je iets niet doet en je biedt een goed alternatief. Je helpt klant X en dat is waarvoor hij bij je kwam.

Een afwijzing –nee zeggen– bestaat uit drie element. Het eerste is de afwijzing zelf. Het tweede is uitleggen waarom en de derde is dat je een alternatief biedt. Die laatste is niet altijd mogelijk, maar is waardevol omdat je een oplossing biedt.

Keuzes

Bovenstaande pas ik dagelijks toe in mijn werk. Ik zie blij klanten vaak dat ze zeggen dat iets moet binnen het project of dat een functionaliteit een eis is. Maar de werkelijkheid is meestal niet zo zwart-wit. Net als op persoonlijk vlak, geldt ook bij klanten de vraag waarom ze iets willen. Wat wil een klant bereiken?

Zowel met willen als met nee zeggen dwing je jezelf tot het maken van keuzes. En wanneer je kiest krijg je meer controle waardoor je meer gedaan krijgt en waarschijnlijk doe je het ook beter.